Visual Workflow Management - Šetří vzácný čas

Názov znie možno až príliš odborne, ale je to ako všetko v lean managemente postavené na zdravom rozume. Všetky dôležité informácie, stav a priebeh projektov, riziká, návrh postupov ich riešenia a zodpovednosti sú prehľadne graficky zobrazené na nástenke. Aktualizujú sa týždenne. Kolegyňa ich spracuje a zverejní vždy v piatok popoludní.

Všetci zainteresovaní majú pred stretnutím dostatok času, aby si ich naštudovali a pripravili sa. Každý sa počas prípravy venuje len svojim témam, a teda v zmysle toho neplytvá časom pri riešení tém, ktoré sa ho nedotýkajú. Počas stretnutia sa venujeme len témam, ktoré si vyžadujú riešenie. Navyše robíme to formou „Stand-up meetingu“, počas ktorého sa nikomu nechce dlho postávať a riešime len dôležité veci. Má to aj ďalšiu výhodu, kedykoľvek je možné sa vrátiť k nástenke a okamžite si obnoviť informácie.
 

Visual Workflow Management je vhodný pre samostatné riadenie jednotlivých i väčších projektov, ako aj pre multiprojektové riadenie. Základným princípom je jednoduchosť a prehľadnosť. Môžeme ho rozložiť na tri základné fázy:

Projektová nástenka

Je zrkadlom stavu sledovaných úloh alebo projektov. Dôležitá je jej pravidelná aktualizácia, jasnosť obsahu a prehľadnosť. Každá firma má svoje procesy, zvyky a potreby, a preto by si mala obsah toho, čo bude cez nástenku komunikovať, „ušiť“ na svoju mieru. Zásadný dôraz je potrebné klásť na odlíšenie stavu úloh. Musia až „udierať“ do očí: kritické stavy typu meškanie a hrozba meškania termínov, nenaplnenie predmetu úlohy, prečerpanie nákladov a pod. Malo by byť zjavné, čo beží bez najmenších problémov a čomu je potrebné venovať zvýšenú pozornosť. Na rozlišovanie používame farebné lístky a iné grafické prvky, ktoré sú jasné a zrozumiteľné pre každého člena tímu.

Stand-up meeting

Vyžaduje si pravidelný termín a povinnú prítomnosť všetkých členov tímu. Všetci stoja a od každého sa očakáva, aby bol pripravený, aby mal perfektný prehľad o stave svojich úloh a ďalšom postupe ich riešenia. Stretnutie by malo byť riadené tak, aby sa nepripúšťali zbytočné debaty.

U nás vo firme projekty alebo úlohy, ktoré sú pod kontrolou a bez označenia rizík, pochválime a všetkých zodpovedných pracovníkov týchto úloh oslovíme súhrnnou otázkou, či je niečo dôležité, čo považujú za potrebné riešiť. Pri úlohách, ktoré je potrebné riešiť, dostáva zodpovedný pracovník otázku, či to má pripravené a je schopný zabezpečiť riešenie, o ktorom je presvedčený, že bude fungovať. Pri odpovedi „áno“ mu prejavíme dôveru a necháme to na neho a prechádzame na ďalšiu úlohu. Pri odpovedi „nie“ si dohodneme termín a účastníkov samostatného jednania, ktorí sa stretnú a dohodnú ďalší postup. Takto ošetríme všetky tie, ktoré si „pýtajú“ riešenie. Tým je náš meeting ukončený.
 

Samostatné jednania o hľadaní riešení

Venujú sa jedinému problému a zúčastňujú sa ho len tí pracovníci, ktorí môžu prispieť k jeho riešeniu. Šetrí sa tým čas nezainteresovaných.

Odporúča sa to robiť hneď po ukončení Stand-up meetingu a závery stretnutia by sa mali písomne zachytiť a sprístupniť všetkým členom tímu. Navyše je dobré, keď sa výsledok prejaví aj vizuálne na projektovej nástenke, takže manažér sa nemusí zúčastniť stretnutia, ale vidí, či sa robia alebo nerobia opatrenia na zvládnutie problematickej úlohy.

Je to veľmi jednoduché, rýchlo aplikovateľné a pokiaľ chcete zaviesť lean management do riadenia projektov, tak toto považujem za prvý krok s takmer okamžitými prínosmi.